چک لیست سیستم سازی کسب و کار + نمونه
سیستم سازی نقش بسیار مهمی را در افزایش سودآوری و ارتقای بهره وری ایفا می کند. چک لیست سیستم سازی به عنوان یک ابزار قدرتمند، موجب مدون سازی فعالیت ها می شود و از هدر رفت منابع جلوگیری به عمل می آورد.
در این مطلب از سایت امیر موحد، اطلاعاتی را در رابطه با نحوه سیستم سازی کسب و کارها ارائه می کنیم و با چندین نمونه چک لیست آشنا می شویم. با استفاده از این اطلاعات می توانید فرایندهای کسب و کار خود را به شکل موثرتری سیستم سازی کنید و در جهت موفقیت کسب و کار خود گام های موثرتری بردارید.
سیستم سازی چیست؟
به هنر ایجاد فرایندهای مستند و مدون در کسب و کارها سیستم سازی می گویند. هدف از سیستم سازی، افزایش اثربخشی، افزایش کارایی و پایداری در فعالیت های سازمان ها است؛ از این رو این فرآیند باید قابل سنجش، قابل تکرار و قابل بهبود باشد. با استفاده از سیستم سازی، کارها به روش استاندارد انجام می گیرند، بهره وری افزایش یافته و میزان خطاها کمتر می شود.
در واقع سیستم سازی یک نقشه راه است که کسب و کارها را برای رسیدن به اهداف در کمترین زمان ممکن، با کمترین اتلاف وقت و انرژی هدایت می کند. این فرایند باعث ایجاد پایه های محکم برای توسعه و رشد سازمان ها می شود و امکان مقیاس پذیری را فراهم می سازد.
چرا سیستم سازی مهم است؟
داشتن چک لیست سیستم سازی مزایای متعددی را برای کسب و کارها به همراه دارد که از جمله آن ها می توان به موارد زیر اشاره کرد.
- کمتر کردن خطاها: طراحی این سیستم به گونه ای است که باعث کاهش خطاهای انسانی شده و کیفیت محصولات و خدمات را افزایش می دهد.
- افزایش کارایی: با کمک سیستم سازی، فرایندها به شکل واضح تری مستند و تعریف می شوند؛ در نتیجه از اتلاف وقت و اتلاف انرژی پیشگیری به عمل می آید.
- بهبود ثبات: سیستم سازی باعث یکپارچه شدن فرایندهای کسب و کار می شود و در نتیجه افزایش ثبات در عملکرد را به همراه دارد.
- آسان تر شدن آموزش: در فرایند سیستم سازی به دلیل وجود مستندات شفاف، آموزش دادن به کارمندان و کارکنان جدید آسان تر می شود.
- کمتر شدن وابستگی به افراد: سیستم سازی سازمان ها میزان وابستگی آن ها را به افراد خاص کاهش می دهد و موجب انعطاف پذیری بیشتر در برابر تغییرات می شود.
- افزایش انگیزه کارکنان: با وجود چک لیست های سیستم سازی، محیط کاری منظم تر و کارآمدتر می شود و این موضوع انگیزه کارکنان را برای کار کردن افزایش می دهد.
- افزایش رضایت مشتریان: با وجود سیستم سازی خدمات با کیفیت بیشتری به مشتریان ارائه می شوند و در پی این موضوع، رضایت مشتریان افزایش چشم گیری پیدا می کند.
- افزایش سود: سیستم سازی کارایی را بالا می برد، خطاها را کاهش می دهد و با بهبود ثبات، باعث افزایش میزان سود یک کسب و کار می شود.
انواع چک لیست سیستم سازی کسب و کارها
یک چک لیست سیستم سازی دقیق، در برنامه ریزی و مدیریت بهتر فرایندهای یک کسب و کار نقشی اساسی را ایفا می کند. از انواع چک لیست های سیستم سازی کسب و کار می توان به موارد زیر اشاره داشت.
چک لیست جامع
در این چک لیست تمام مراحل سیستم سازی ذکر می شود. شما می توانید از این چک لیست برای اطمینان از انجام دادن همه مراحل ضروری کمک بگیرید. موارد موجود در این چک لیست عبارتند از:
- تعیین اهداف و چشم اندازها
- مستندسازی فرایندها و شناسایی آن ها
- انتخاب ابزارهای مناسب و پیاده سازی آن ها
- آموزش کارکنان و توانمندسازی آن ها
- بهینه سازی و پایش مستمر
چک لیست های خاص جهت انجام فعالیت های مختلف
این دسته از چک لیست ها برای سیستم سازی فرایندهای خاصی نظیر فروش، بازاریابی، خدمات مشتری و مدیریت پروژه طراحی می شوند. در این چک لیست موارد زیر ذکر می شوند.
- وظایف مربوط به هر فرایند
- ابزارها و منابع لازم برای پیشبرد هر فرایند
چند نمونه چک لیست سیستم سازی
در این بخش چندین نمونه چک لیست سیستم سازی کسب و کار را بررسی خواهیم کرد.
چک لیست سیستم سازی بازاریابی
در این چک لیست موارد مختلفی وجود دارند که از جمله آن ها می توان به موارد زیر اشاره کرد.
- تعریف اهداف بازاریابی
- شناختن مخاطبان هدف
- ایجاد محتواهای مناسب برای بازاریابی
- انتخاب کانال های بازاریابی مناسب
- ارزیابی و اندازه گیری نتایج حاصل از بازاریابی
چک لیست سیستم سازی فروش
از موارد موجود در این چک لیست می توان به موارد زیر اشاره داشت.
- تعریف کردن فرایند فروش
- شناخت مراحل کلیدی و مناسب برای فروش
- ایجاد کردن ابزارهای فروش مناسب
- آموزش دادن به تیم فعال در حوزه فروش
- اندازه گیری نتایج حاصل از فروش
چک لیست سیستم سازی خدمات مشتری
در این نمونه از چک لیست موارد مختلفی وجود دارند که برخی از آن ها به شرح زیر است.
- تعریف کردن استانداردهای خدمات مشتری
- ایجاد فرایندی جهت شنیدن انتقادات و شکایات مشتریان و رسیدگی به آن ها
- آموزش دادن تیم فعال در حوزه خدمات مشتری
- اندازه گیری میزان رضایت مشتریان
نکات مهم
جهت تهیه چک لیست سیستم سازی، توجه به مواردی که در ادامه اشاره می کنیم اهمیت بسیار زیادی دارد.
- چک لیست ها باید متناسب با شرایط خاص هر کسب و کار و نیازهای آن ها طراحی شوند.
- تمامی کارکنان باید در جریان چک لیست ها و روش استفاده از آن ها قرار بگیرند.
- تمامی چک لیست ها باید به صورت دوره ای و مرتب مورد بازبینی قرار بگیرند و در صورت نیاز به روز رسانی های لازم روی آن ها اعمال گردد.
سخن پایانی
سیستم سازی کمک می کند تا فعالیت های یک کسب و کار به شکل مستند و مدون انجام بگیرند و در نتیجه افزایش کارایی، کاهش خطا، بهبود ثبات، افزایش سودآوری و… حاصل گردد. برای اینکه سیستم سازی در یک کسب و کار به شکل دقیق پیاده شود داشتن چک لیست سیستم سازی اهمیت بسیار زیادی دارد.
چک لیست های سیستم سازی در انواع چک لیست بازاریابی، فروش و خدمات مشتریان ارائه می شوند. این چک لیست ها باید متناسب با نیازها و شرایط هر کسب و کار طراحی شده و به طور مرتب به روز رسانی و بازبینی شوند. همچنین تمامی کارکنان باید در جریان این چک لیست ها قرار بگیرند.
در صورتی که به کسب اطلاعات بیشتری در حوزه مدیریت و پیشبرد اهداف کسب و کارتان علاقه دارید، به شما شرکت در دوره DNA فروش ذهنی با امیر موحد را پیشنهاد می دهیم.
